برنامج المحاسبة حساباتي هو نظام شامل يهدف إلى تنظيم وتوحيد إدارة الشركات والمؤسسات بشكل متكامل. يتكون من مجموعة من التطبيقات والوحدات الوظيفية التي تغطي مختلف جوانب العمل والعمليات المالية والإدارية في المؤسسة حيث يهدف إلى تنظيم وإدارة جميع جوانب العمل والعمليات المالية والإدارية في المنشئات والشركات. يعتبر برنامج حساباتي حلاً شاملاً يجمع بين عدة وظائف مثل المحاسبة والتوزيع والمخزون وإدارة العملاء والموارد البشرية والتصنيع وغيرها، في نظام واحد. يعتبر برنامج حساباتي أداة قوية لإدارة المؤسسات وتحسين أدائها. يتميز بمرونة وقابلية للتخصيص لتلبية احتياجات كل مؤسسة بشكل فردي. يجب اختيار وتنفيذ النظام المناسب وفقًا لمتطلبات وهيكل المؤسسة لتحقيق أقصى استفادة منه. يتميز برنامج حساباتي بالعديد من المزايا والفوائد، ومنها: 1. التكامل: يوفر نظام حساباتي تكاملاً كاملاً بين جميع أقسام الشركة، مما يتيح تبادل المعلومات والبيانات بسهولة وتوفير التكرار في إدخال البيانات. 2. الأتمتة: يقوم بتأمين وتنظيم العديد من العمليات التي تتطلب وقتًا وجهدًا يدويًا، مثل المحاسبة وإدارة المخزون وعمليات الشراء والمبيعات، بواسطة تلقائية، و يتيح برنامج حساباتي تكاملًا كاملاً للبيانات والمعلومات في المؤسسة. يتم تخزين ومشاركة البيانات في قاعدة بيانات مركزية واحدة، مما يضمن الاتساق والدقة في البيانات المستخدمة في جميع الأقسام والوحدات. 3. تحسين الكفاءة: يساهم في تحسين كفاءة العمل وإدارة الموارد بشكل عام، حيث يقلل من التكاليف الإدارية ويحسن استخدام الموارد المتاحة، ويعمل على تحسين كفاءة المؤسسة من خلال تبسيط العمليات وتقليل الأعباء الإدارية. يتم تنفيذ العمليات بشكل أكثر سرعة ودقة، مما يسهم في زيادة إنتاجية المؤسسة. 4. توليد التقارير: يوفر تقارير محاسبية وإدارية دقيقة ومفصلة، مما يمكن إدارة المؤسسة من اتخاذ قرارات مستنيرة ورصد الأداء بشكل فعال. 5. القابلية للتوسع: يمكن لبرنامج المحاسبة حساباتي أن يتوسع وفقًا لاحتياجات المؤسسة وتطورها، مما يجعله حلاً مستدامًا على المدى الطويل. 6. تنسيق العمليات: يساعد برنامج حساباتي على تنسيق وتنظيم العمليات المختلفة في المؤسسة، بدءًا من إدخال الطلبات والمشتريات وصولاً إلى إدارة المخزون والمحاسبة. يتم تحسين تدفق العمل وتقليل الأخطاء الناجمة عن العمل اليدوي. 7. مراقبة الأداء: يوفر برنامج حساباتي مجموعة من التقارير والمؤشرات الأدائية التي تساعد في مراقبة وتحليل أداء المؤسسة. يمكن للإدارة الاطلاع على البيانات المالية والإحصائيات والمؤشرات الرئيسية، وبالتالي اتخاذ القرارات الاستراتيجية بناءً على معلومات موثوقة. 8. التخطيط والتنبؤ: يوفر برنامج حساباتي إمكانية التخطيط والتنبؤ بالموارد والطلبات المستقبلية. يمكن للمؤسسة تحليل البيانات التاريخية وتوقع الاحتياجات المستقبلية واتخاذ إجراءات مسبقة لضمان توفير الموارد اللازمة. يتوفر حساباتي في ثلاثة اصدارات : 1. حساباتي السحابي: يعمل عبر الانترنت ضمن حماية وكفاءة عالية. 2. حسابتي بدون انترنت: نسخة من برنامج حساباتي يمكن تنصيبها على أي جهاز كمبيوتر وتعمل دون الحاجة للإنترنت ويمكن تشغيلها عبر الشبكة المحلية او الانترنت وغير محدودة بمدة زمنية . 3. تطبيق حساباتي موبايل Android & IOS: وهي نسخة تعمل على الأجهزة اللوحية والموبايل ومرتبطة بجميع إصدارات حساباتي و يمكن ان تعمل بدون الحاجة للانترنت. بنية النظام System architecture § نظام إدارة المستخدمين والصلاحيات: هو نظام انشاء مستخدمين لنظام حساباتي. يهدف إلى تنظيم الوصول إلى الموارد والمعلومات والسندات داخل الحساب وتحديد الصلاحيات المسموح بها لكل مستخدم بناءً على مستوى وظيفته أو دوره في المنشئة. يوفر نظام إدارة المستخدمين والصلاحيات واجهة لإنشاء وتعديل وحذف حسابات المستخدمين وتحديد الصلاحيات الخاصة بهم. يتم تعريف صلاحيات الوصول على مستوى المستخدم الفردي أو على مستوى المجموعات المستخدمين. يمكن لمدير النظام أو المشرف تعيين صلاحيات مختلفة للمستخدمين بناءً على احتياجات المنشئة وسياساتها الأمنية. عند استخدام نظام إدارة المستخدمين والصلاحيات، يمكن للمستخدمين تسجيل الدخول إلى النظام بواسطة اسم مستخدم وكلمة مرور فريدة لهم. بعد تسجيل الدخول، يتم تحميل الصلاحيات المعينة للمستخدم من قاعدة البيانات أو الخادم المرتبط بالنظام. تعتبر إدارة المستخدمين والصلاحيات جزءًا أساسيًا من استراتيجيات الأمان وحماية المعلومات في حساباتي. من خلال تحديد صلاحيات الوصول وفقًا لمبدأ "أدنى حق"، يمكن للمنشئة تقييد الوصول غير المصرح به للمعلومات الحساسة والحفاظ على سلامة النظام بشكل عام. § شجرة حسابات: شجرة الحسابات (Account Hierarchy) هي ترتيب هرمي للحسابات المالية داخل منظمة أو نظام محاسبي. تستخدم شجرة الحسابات لتنظيم وتصنيف الحسابات المالية بشكل منطقي وهيكلي. تعتبر شجرة الحسابات أداة هامة في حساباتي لأنها تمكن المنشئة والمحاسبين من تتبع وتصنيف العمليات المالية والتقارير المالية بطريقة منظمة ومنطقية. تعتمد شجرة الحسابات على مبدأ التبويب الهرمي، حيث يتم تقسيم الحسابات إلى فروع فرعية وفروع فرعية أخرى وهكذا، مما ينشئ هرم من الحسابات. ويمكن توسيع شجرة الحسابات بمزيد من الفروع الفرعية والحسابات التفصيلية حسب احتياجات المنشئة وتفاصيلها المحاسبية. يساعد استخدام شجرة الحسابات في تحسين التقارير المالية وتسهيل عمليات التحليل المالي والتقارير الإدارية. § نظام معالجة المخزون: (Inventory Management System) هو نظام يستخدم لإدارة ومراقبة المخزون في المنشئات او الشركات. يهدف هذا النظام إلى تحسين عمليات إدارة المخزون وتحقيق التوازن بين تكاليف المخزون وتوفر المواد والمنتجات. يعتبر نظام معالجة المخزون أداة مهمة لأي نشاط تجاري يتعامل مع المواد والمخزون. يوفر النظام وسائل لتتبع ورصد المخزون بشكل دقيق، بما في ذلك الكميات المتاحة والمباعة والتخزين والتحويلات والتكاليف المرتبطة بالمخزون. تتضمن ميزات نظام معالجة المخزون: 1. إدارة المخزون: يتيح النظام تسجيل وتحديث المعلومات المتعلقة بالمخزون، مثل الكميات المتوفرة، والمواد المستلمة، والمنتجات المباعة، والمخزون المتبقي. 2. تتبع الحركة: يسجل النظام جميع الحركات والتحويلات في المخزون، بما في ذلك المشتريات والمبيعات والتحويلات الداخلية والمرتجعات، مما يتيح تتبع مصدر ووجهة المواد والمنتجات. 3. توقعات المخزون: يستخدم النظام تقنيات التنبؤ لتوقع الطلب المستقبلي وفترات إعادة الطلب لمساعدة المنشئة في التخطيط لمستويات المخزون المستقبلية وتجنب نقص أو فائض في المخزون. 4. إعادة الطلب وإعادة الشراء: يمكن للنظام توليد طلبات إعادة الشراء أو طلبات إعادة الطلب تلقائيًا استنادًا إلى المستويات المخزونية المحددة والتوقعات وسياسات الإعادة. 5. التقارير والتحليلات:. § نظام إدارة ومعالجة الذمم الدائنة والمدينة \ العملاء :(Accounts Payable and Receivable System) هو نظام يستخدم في إدارة ومراقبة العمليات المالية المتعلقة بالذمم الدائنة والمدينة في النشئات او الشركات. يتم استخدام هذا النظام لتسجيل وتتبع ومعالجة جميع العمليات المالية المتعلقة بالمدفوعات المستحقة والمستلمة بين الشركة وعملائها ومورديها. يشمل نظام معالجة الذمم الدائنة والمدينة عدة وظائف وميزات، بما في ذلك: 1. تسجيل الفواتير والدفعات: يتيح النظام تسجيل ومتابعة الفواتير الواردة من الموردين والفواتير الصادرة إلى العملاء. كما يمكن استخدامه لتسجيل ومعالجة الدفعات الواردة والصادرة. 2. مراجعة الحسابات: يوفر النظام ميزات لمراجعة حسابات العملاء والموردين، بما في ذلك توفير تفاصيل الحسابات والمعاملات المفتوحة والمستحقة والمدفوعة. 3. إدارة الدفعات: يتيح النظام تنظيم عملية إعداد ومعالجة الدفعات للموردين، بما في ذلك إصدار الشيكات أو تحويل الأموال إلى حسابات الموردين. 4. إدارة المدفوعات: يمكن استخدام النظام لتتبع المدفوعات من العملاء وتسجيلها وتنظيمها بما في ذلك توفير تفاصيل الدفعات المستلمة والمستحقة. 5. التقارير والتحليلات: يقدم النظام تقارير مالية وتحليلات حول حالة الذمم الدائنة والمدينة، مما يساعد في فهم الوضع المالي الحالي للمنظمة وتحليل السيولة النقدية والديون المستحقة. 6. يسهل عملية التحكم في السيولة النقدية وإدارة الديون وتحسين عمليات التسوية المالية والتعاملات مع العملاء والموردين. § نظام معالجة البنوك والشيكات: (Banking and Check Processing System) هو نظام يستخدم في إدارة ومعالجة العمليات المالية والمصرفية التي تشمل التعاملات المصرفية ومعالجة الشيكات. يهدف هذا النظام إلى تيسير وتسريع عمليات المعالجة المصرفية وتحسين كفاءة إدارة الشيكات. تتضمن وظائف نظام معالجة البنوك والشيكات ما يلي: 1. إيداع الشيكات: يتيح النظام إدخال ومعالجة المعلومات المتعلقة بايداع الشيكات في البنوك. يمكن تسجيل التفاصيل المتعلقة بالشيكات ومعلومات الحسابات المصرفية والمبالغ المودعة. 2. تحقق الصحة: يستخدم النظام تقنيات التحقق الآلي للتحقق من صحة المعلومات المدخلة في الشيكات، مثل التحقق من توقيع المصدر وصحة الرصيد المتاح في الحساب المصرفي المرتبط بالشيك. 3. تسوية المعاملات: يقوم النظام بتنفيذ عمليات تسوية المعاملات المصرفية وإصدار الشيكات المستلمة وإدخال المعلومات ذات الصلة بالحسابات المصرفية. 4. معالجة الشيكات المستحقة: يمكن استخدام النظام لتتبع الشيكات المستحقة وتنفيذ عمليات التحصيل اللازمة، بما في ذلك إرسال التنبيهات والتذكير بالدفع وتحديث حالة الشيكات. 5. تقارير وتحليلات: يقدم النظام تقارير مالية وتحليلات حول عمليات المعالجة المصرفية والشيكات، مثل تقارير الرصيد والمدفوعات والمستحقات، وتقارير العمليات الناجحة والمرفوضة. 6. يعمل نظام معالجة البنوك والشيكات على تحسين الكفاءة والدقة في معالجة المعاملات المالية والمصرفية وتقليل الوقت والجهد اللازمين لإنجاز العمليات البنكية ومعالجة الشيكات. كما يساعد في تحسين رضا العملاء وتوفير سجلات دقيقة وشفافة للمعاملات المالية. § إدارة ومعالجة الخدمات المقدمة: (Processing provided services) في حساباتي يعمل على: 7. إنشاء حساب الخدمة: يمكن إنشاء حساب محاسبي للخدمة المقدمة في حساباتي. ويمكن تعريف الخدمة بشكل فردي وتحديد البيانات المالية ذات الصلة مثل السعر والضرائب المطبقة إذا كانت هناك. 8. تسجيل العمليات: يتم تسجيل تفاصيل العملية مثل تاريخ ووقت الخدمة، اسم العميل، وأي تفاصيل أخرى مهمة. 9. إنشاء الفواتير: بناءً على العمليات المسجلة، يمكن إنشاء الفواتير المستحقة للعملاء. يمكن أن تحتوي الفواتير على تفاصيل الخدمة، السعر، وأي ضرائب أو رسوم إضافية. يتم حساب المبلغ الإجمالي للفاتورة بناءً على البيانات المالية المدخلة في العملية. 10. متابعة المدفوعات: يمكن تسجيل المدفوعات المستلمة من العملاء. سجّل التاريخ والمبلغ المدفوع، بالاضافة لخيار لربط المدفوعة بالفاتورة المستحقة لضمان التطابق الدقيق. 11. تقارير ومتابعة الحسابات: العديد من التقارير المتاحة لمراقبة حالة الحسابات المالية للخدمات المقدمة. يمكن أن تشمل التقارير معلومات عن الفواتير المستحقة، المدفوعات المستلمة، الحسابات المتأخرة، وغيرها من البيانات المالية المتعلقة بالخدمات المقدمة. § نظام إدارة ومعالجة المصاريف : (Expense Management System) هو نظام يستخدم لتنظيم وتتبع المصاريف والنفقات في إطار العمل المحاسبي. يهدف هذا النظام إلى تسهيل عملية تسجيل ومعالجة المصاريف، وتحليلها، وتوفير رؤية شاملة للنفقات التي تتم في المنشئة او الشركة. تشمل وظائف نظام إدارة ومعالجة المصاريف في حساباتي على ما يلي: 1. تسجيل المصاريف: يسمح النظام بتسجيل المصاريف المختلفة، مثل المصاريف العامة، وتكاليف المشروعات، ومصاريف الموظفين، ومصاريف السفر والنقل، وأي نفقات أخرى تندرج ضمن إطار العمل. 2. إدارة فئات المصروفات: يتيح النظام إنشاء وإدارة فئات المصروفات المختلفة، مثل الأجور والرواتب، وتكاليف المستلزمات، ومصاريف السفر، وتصنيفات أخرى حسب احتياجات المنشئة او الشركة. 3. معالجة المصاريف: يتيح النظام معالجة المصاريف المسجلة، بما في ذلك إنشاء فواتير الدفع وإصدار الشيكات وتحديث السجلات المحاسبية ذات الصلة. 4. تقارير المصروفات: يمكن للنظام إنشاء تقارير مختلفة حول المصروفات، مثل تقارير النفقات الشهرية أو السنوية، وتقارير النفقات حسب الفئات، وتقارير النفقات حسب المشروعات، وتقارير أخرى لتحليل النفقات واتخاذ القرارات المالية اللازمة. 5. تكامل مع الحسابات العامة: يمكن لنظام إدارة ومعالجة المصاريف التكامل مع نظام الحسابات العامة لتحديث السجلات المحاسبية وضمان التوافق المالي. § إدارة ومعالجة الصناديق النقدية: (Cash Management System) هو نظام يستخدم لإدارة وتتبع التدفقات النقدية والعمليات المالية المرتبطة بالنقد في المنشئة او الشركة. ويهدف هذا النظام إلى تحسين إدارة الصناديق النقدية وتوفير رؤية شاملة للحسابات النقدية. يتضمن نظام معالجة الصناديق النقدية في حساباتي مجموعة من الوظائف والميزات التي تساعد في إدارة النقد والتعامل معه، ومنها: 1. تسجيل المعاملات النقدية: يتيح النظام تسجيل جميع المعاملات النقدية مثل الإيداعات النقدية، والسحب النقدي، والتحويلات الداخلية والخارجية، وأي عمليات أخرى تشمل التدفقات النقدية. 2. إدارة الحسابات النقدية: يمكن للنظام إنشاء وإدارة حسابات الصناديق النقدية المختلفة، مثل الحسابات الجارية، والحسابات الفرعية، وحسابات الخزينة. يتيح النظام تتبع الرصيد المتاح وإدارة الحركة النقدية. 3. توفير التقارير المالية: يقدم النظام تقارير مالية متعلقة بالصناديق النقدية، مثل تقارير الرصيد النقدي، وتقارير التدفق النقدي، وتقارير النفقات النقدية. يمكن استخدام هذه التقارير لمراقبة وتحليل الحالة المالية واتخاذ القرارات المالية السليمة. 4. إدارة السيولة النقدية: يتيح النظام مراقبة وإدارة السيولة النقدية، مما يساعد على ضمان توفر النقد الكافي لتلبية الالتزامات المالية والتخطيط للاستثمارات المستقبلية. 5. التكامل مع الحسابات العامة: يمكن لنظام معالجة الصناديق النقدية التكامل مع نظام الحسابات العامة، مما يسهل تحديث السجلات المحاسبية وضمان التوافق المالي. 6. باستخدام نظام معالجة الصناديق النقدية في حساباتي، يتم تسهيل وتحسين إدارة النقد والتعامل معه بشكل فعال ودقيق في المنشئة او الشركة.. § نظام الفوترة: (Invoicing System) هو نظام يستخدم لإنشاء وإدارة الفواتير التجارية وإرسالها إلى العملاء. يهدف نظام الفوترة إلى تسهيل عملية إنشاء وتتبع الفواتير، وضمان دقة واحترافية عملية الفوترة في المنظمة. يتضمن نظام الفوترة في حساباتي عدة ميزات ووظائف تساعد في إدارة الفواتير، ومنها: 1. إنشاء الفواتير: يتيح النظام إنشاء الفواتير التجارية بشكل آلي بناءً على المعلومات المدخلة، مثل تفاصيل العملية التجارية، وتفاصيل المنتجات أو الخدمات المقدمة، والأسعار، والضرائب المطبقة إن وجدت. 2. تخصيص القوالب: يمكن للنظام دعم تخصيص قوالب الفواتير بما يتناسب مع هوية المنظمة واحتياجاتها، مثل إضافة شعار الشركة وتعديل تنسيق وتصميم الفاتورة. 3. إدارة معلومات العملاء: يتيح النظام إدارة معلومات العملاء، مثل الاسم، وعنوان الفوترة، ومعلومات الاتصال، والشروط المالية للدفع. يمكن للنظام تخزين هذه المعلومات لاستخدامها في الفواتير المستقبلية. 4. تتبع الحالة وإرسال الفواتير: يمكن للنظام تتبع حالة الفواتير، مثل تحديد ما إذا تمت القراءة، أو الدفع، أو التأخير. يمكن أيضًا إرسال الفواتير إلى العملاء عبر البريد الإلكتروني أو احد وسائل التواصل الاجتماعي بناءً على تفضيلات العميل. 5. تقارير الفوترة: يمكن للنظام توليد تقارير مرتبطة بالفواتير، مثل تقارير المبيعات والإيرادات، وتقارير الفواتير الغير مسددة، وتقارير الفواتير المستحقة. تساعد هذه التقارير في مراقبة وتحليل الأداء المالي وتحقيق المردودية المطلوبة. 6. فواتير آلية: يوفر النظام امكانية انشاء فوترة آلية لخدمات معينة في تواريخ محددة لعملاء محددين. 7. باستخدام نظام الفوترة في حساباتي، يمكن للمنشئات والشركات تنظيم وتسهيل عملية إنشاء وإدارة الفواتير بشكل فعال، وتعزيز دقة وموثوقية العملية التجارية.. § نظام السندات والقيود المحاسبية: (Voucher System) هو نظام يستخدم لتسجيل وتتبع المعاملات المالية والمستندات المالية في المنشئات والشركات. يهدف هذا النظام إلى ضمان التوثيق والتحقق من صحة جميع المعاملات المالية التي تتم في الشركة. يتضمن نظام السندات في حساباتي عدة ميزات ووظائف، ومنها: 1. إنشاء سندات الدفع والصرف: يتيح النظام إنشاء سندات لتسجيل المصروفات والمدفوعات النقدية الأخرى، مما يسهل تتبعها وتوثيقها. يشمل ذلك المصروفات العامة ومصروفات الموردين وغيرها. 2. إنشاء سندات الإيرادات: يمكن للنظام إنشاء سندات لتسجيل الإيرادات والدخل المستلم، سواء نقديًا أو غير نقدي، مما يساعد على تحديد مصادر الإيرادات وتتبعها. 3. تعيين أرقام مرجعية: يتيح النظام تعيين أرقام مرجعية فريدة لكل سند مالي يتم إنشاؤه، مما يسهل التعرف على المعاملة وربطها بسهولة في المستقبل. 4. تتبع الحالة: يمكن للنظام تتبع حالة السندات المالية، مثل تحديد ما إذا تم الانتهاء منها. يمكن استخدام هذه المعلومات لمراقبة تدفقات المال وتحديد المعاملات الجارية. 5. تطبيق القيود المحاسبية: يمكن للنظام تطبيق القيود المحاسبية المناسبة على السندات المالية. تتمثل القيود المحاسبية في تعيين الحسابات المالية المناسبة لكل معاملة، وتحديد القواعد المحاسبية والمعايير المالية المطبقة. 6. مراجعة السجلات المحاسبية: يتيح النظام مراجعة وتحقق السجلات المحاسبية المتعلقة بالسندات والقيود. يمكن للمحاسبين والمدققين استعراض السجلات والتحقق من صحتها ومطابقتها للمعايير المحاسبية المعتمدة. 7. توفير التقارير المالية: يقدم النظام إمكانية إنشاء التقارير المالية المتعلقة بالسندات والقيود، مثل قائمة السندات، وكشف حساب السندات، وكشف القيود المحاسبية. تساعد هذه التقارير في تحليل وفهم الأداء المالي للشركة. 8. باستخدام نظام السندات والقيود المحاسبية في البرامج المحاسبية، يتم تسهيل إدارة وتتبع المعاملات المالية، وتحسين دقة السجلات المحاسبية، وتوفير المعلومات المالية اللازمة لاتخاذ القرارات المالية السليمة. § نظام التحكم بخصائص البرنامج: ( Control System) نظام إعدادات وخصائص البرنامج في حساباتي يتيح للمستخدمين تخصيص وتهيئة البرنامج وفقًا لاحتياجاتهم الفردية ومتطلباتهم المحاسبية. يتيح هذا النظام للمستخدمين تعديل إعدادات البرنامج، مثل تعيين العملة الرئيسية، وتحديد طرق التسجيل المحاسبي، وتعيين ضرائب وأسعار، وتحديد خيارات وخصائص السندات. وبالإضافة إلى ذلك، يتيح نظام إعدادات وخصائص البرنامج إمكانية تهيئة وتخصيص واجهة البرنامج، مثل تغيير النمط اللوني، وترتيب القوائم، واختيار الأزرار والأدوات المفضلة. يهدف هذا النظام إلى تلبية احتياجات ومتطلبات المستخدمين المحاسبيين بشكل فعال، وتوفير مرونة وسهولة الاستخدام والتكيف مع الظروف والقوانين المحاسبية المحلية والدولية. § نظام النسخ الاحتياطي: (Backup System) هو نظام يهدف إلى حماية البيانات وضمان استعادتها في حالة حدوث خلل أو فقدان للبيانات الأصلية. يعتبر النسخ الاحتياطي أحد الإجراءات الأساسية للحفاظ على سلامة البيانات وضمان استمرارية العمل. يتضمن نظام النسخ الاحتياطي في حساباتي ما يلي: 1. جدولة النسخ الاحتياطي: يتم تحديد جدول زمني لإجراء النسخ الاحتياطي بانتظام. يمكن أن يكون النسخ الاحتياطي يوميًا أو أسبوعيًا أو شهريًا، وفقًا لاحتياجات المنظمة وحجم البيانات المحاسبية المولدة. 2. اختيار طريقة النسخ الاحتياطي: تتضمن طرق النسخ الاحتياطي المختلفة نسخة احتياطية كاملة (Full Backup) ونسخة احتياطية تزامنية (Incremental Backup) ونسخة احتياطية تتبعية (Differential Backup). يتم اختيار الطريقة المناسبة حسب احتياجات المنظمة ووقت الاستعادة المطلوب. 3. حفظ النسخ الاحتياطية: يتم تخزين النسخ الاحتياطية في مواقع آمنة ومنفصلة عن النظام الأساسي. يمكن حفظها على أقراص صلبة خارجية، أجهزة تخزين شبكية (NAS)، أو حتى في السحابة (Cloud). § القاموس: يوفر حساباتي قاموس يحتوي على جميع مسطلحات وكلمات البرنامج التي تظهر في جميع محتويات البرنامج وبكل اللغات المتوفرة بحيث يمكنك تعديل أي مسطلح او كلمة بكل سهولة لتظهر في البرنامج ويشمل ذلك أسماء السندات والفواتير والتقارير ومحتوياتها. § نظام الطباعة: (Printing System) هو عبارة عن الوظائف والميزات المتعلقة بطباعة التقارير المالية والسندات المحاسبية من البرنامج. يهدف نظام الطباعة إلى تيسير وتحسين عملية طباعة المستندات المحاسبية وتوفير نتائج طباعة ذات جودة عالية وتنسيق مناسب. ميزات نظام الطباعة في حساباتي تشمل: 1. تنسيق الصفحات: يسمح بتنسيق الصفحات وتقسيمها إلى أقسام وفواصل وترويسات حسب الاحتياجات. يمكن تعيين ترويسات مثل أرقام الصفحات والعناوين والتوقيعات. 2. خيارات الطباعة: يتضمن خيارات متنوعة للطباعة مثل الطباعة المباشرة، وحفظ الملفات كملفات PDF أو Excel، وإرسالها عبر البريد الإلكتروني. يمكن تعيين إعدادات الصفحة مثل الحجم والتوجيه والهوامش. 3. الطباعة الآلية: يتيح النظام طباعة العديد من التقارير أو الفواتير في دُفعة واحدة، مما يوفر الوقت والجهد في عملية الطباعة. 4. قوالب الطباعة: يسمح للمستخدمين باختيار القوالب المناسبة للتقارير والفواتير والمستندات المختلفة. يمكن تخصيص تصميم القوالب ليتناسب مع هوية المنشئة ومتطلباتها الخاصة. 5. تهيئة الطباعة: يمكن للمستخدمين تحديد إعدادات الطباعة مثل الحجم، والاتجاه، والهوامش، ونوعية الورق، والمزيد للحصول على نتائج طباعة مثلى. 6. طباعة إلكترونية: بالإضافة إلى الطباعة على الورق، يدعم النظام أيضًا الطباعة الإلكترونية، مما يتيح للمستخدمين حفظ التقارير والفواتير في صيغ رقمية مثل PDF Exel & وإرسالها عبر البريد الإلكتروني او واتس اب. 7. معاينة الطباعة: يتيح النظام للمستخدمين معاينة التقارير والفواتير قبل الطباعة للتحقق من صحة المعلومات والتصميم. § نظام التقارير: (Reporting System) يعتبر جزءًا هامًا في حساباتي ويهدف إلى توليد وعرض التقارير المالية والمحاسبية المختلفة. يتيح حساباتي للمستخدمين إنشاء تقارير متعددة تساعدهم في فهم وتحليل البيانات المالية واتخاذ قرارات مستنيرة. يتضمن نظام التقارير في البرامج المحاسبية ما يلي: 1. توليد التقارير: يتيح للمستخدمين إنشاء تقارير مالية ومحاسبية مثل قوائم الدخل والميزانيات والتدفقات النقدية وحسابات المصروفات والإيرادات والمزيد. يتم توليد هذه التقارير استنادًا إلى البيانات المدخلة في حساباتي. 2. تخصيص التقارير: يسمح للمستخدمين بتخصيص التقارير وفقًا لاحتياجاتهم الخاصة. يمكن تحديد التصميم والمحتوى والمرشحات والفلاتر والمتغيرات الزمنية للتقارير لضمان استعراض البيانات المناسبة والمفيدة. 3. التحليل المالي: يوفر نظام التقارير أدوات تحليل مالي تساعد المستخدمين على فهم الأداء المالي للشركة. يمكن توليد مؤشرات ونسب وتقييم الاتجاهات المالية وتحليل الفروق والتنبؤات. 4. جدولة وتوزيع التقارير: يمكن للمستخدمين جدولة توليد التقارير بشكل منتظم وتحديد طرق توزيعها. يمكن أن يتم إرسال التقارير عبر البريد الإلكتروني أو الواتس اب او الطباعة أو الحفظ في صيغة ملف قابلة للتحميل. 5. الوصول والأمان: يتيح نظام التقارير التحكم في صلاحيات الوصول والتأكد من أن البيانات المالية حصرية ومحمية. يمكن تعيين أذونات المستخدم وتحديد المجموعات المسموح لها بالوصول إلى التقارير. 6. نظام التقارير في حساباتي يساهم في اتخاذ قرارات أكثر دقة واستنادًا إلى معلومات محاسبية دقيقة. § نظام حفظ المرفقات: (Attachments System) هو جزء من حساباتي والذي يتيح للمستخدمين ربط وتخزين المرفقات المتعلقة بالمعاملات المحاسبية أو الوثائق المالية. يساعد نظام حفظ المرفقات في تنظيم البيانات وتوفير وصول سهل وسريع إلى المستندات المرتبطة بالتسجيلات المحاسبية. تتميز ميزات نظام حفظ المرفقات في حساباتي بالآتي: 1. ربط المرفقات: يمكن للمستخدمين ربط الملفات الرقمية مثل الصور والمستندات والفواتير وغيرها بالتسجيلات المحاسبية ذات الصلة، مما يسمح بتوثيق وتوضيح البيانات المحاسبية. 2. تنظيم المرفقات: يتيح للمستخدمين تنظيم المرفقات في مجلدات أو فئات مختلفة بحسب النوع أو التصنيف، مما يسهل الوصول إليها وإدارتها. 3. سهولة البحث: يتيح نظام حفظ المرفقات وجود وظائف بحث متقدمة، حيث يمكن للمستخدمين البحث عن المرفقات بواسطة الكلمات الرئيسية أو التواريخ أو المعلومات الأخرى المرتبطة. 4. توفير الأمان: يوفر النظام آليات لحماية وتأمين المرفقات الحساسة، مثل تنظيم حقوق الوصول وتشفير الملفات لمنع الوصول غير المصرح به. 5. تكامل مع البريد الإلكتروني ووسائل التواصل الاجتماعي: يمكن للنظام أن يتيح إمكانية إرسال واستقبال المرفقات المحاسبية عبر البريد الإلكتروني ووسائل التواصل الاجتماعي، مما يسهل مشاركة المعلومات المحاسبية مع الأطراف الأخرى. § نظام الرسائل القصيرة SMS: (SMS System) هو ميزة إضافية في برنامج حساباتي تسمح بإرسال رسائل نصية قصيرة إلى المستخدمين أو العملاء بغرض الإعلام أو التنبيه بشأن الأحداث المحاسبية المهمة. يعمل نظام الرسائل القصيرة كأداة تواصل فعالة لتعزيز التواصل وتحسين التفاعل بين الأطراف المعنية. تتميز ميزات نظام الرسائل القصيرة في حساباتي بالآتي: 6. إشعارات المعاملات: يمكن للنظام إرسال رسائل قصيرة للمستخدمين لإعلامهم بحدوث معاملات محاسبية مهمة مثل عمليات الدفع أو الاستلام أو تغييرات في الحسابات. 7. تذكير بالمواعيد: يمكن استخدام الرسائل القصيرة لتذكير العملاء أو المستخدمين بالمواعيد الهامة مثل تاريخ استحقاق الفواتير أو تقديم التقارير المالية. 8. التواصل السريع: يتيح نظام الرسائل القصيرة التواصل السريع والمباشر مع العملاء أو المستخدمين، مما يتيح فرصة الرد الفوري والاستجابة للاستفسارات أو المشكلات المحاسبية. 9. تخصيص الرسائل: يمكن للمستخدمين تخصيص محتوى الرسائل القصيرة وتضمين معلومات محاسبية مهمة وشروط الدفع أو روابط للوثائق المحاسبية ذات الصلة. 10. تتبع الرسائل: يمكن للنظام توفير وظيفة تتبع الرسائل القصيرة لمراقبة تسليم الرسائل وتتبع قراءتها أو الاستجابة لها. § نظام البريد الالكتروني Email: (Email System) هو ميزة تتيح للمستخدمين إرسال واستقبال البريد الإلكتروني مباشرة من داخل حساباتي. يهدف هذا النظام إلى تسهيل التواصل وتبادل المعلومات المحاسبية بين الأفراد أو الشركات. تتميز ميزات نظام البريد الإلكتروني في حساباتي بالآتي: 1. إرسال الفواتير والسندات والتقارير: يمكن للمستخدمين إرسال الفواتير ووالسندات والتقارير مباشرة عبر البريد الإلكتروني إلى العملاء أو الشركاء التجاريين. 2. استقبال المدفوعات: يمكن استقبال تأكيدات الدفع والمدفوعات عبر البريد الإلكتروني، مما يسهل عملية تسوية المدفوعات وتتبعها. 3. الإشعارات والتنبيهات: يتيح البريد الإلكتروني إرسال إشعارات وتنبيهات حول العمليات المحاسبية المهمة، مثل تنبيه بتاريخ استحقاق الفواتير أو تحذير بحدوث تغييرات في الحسابات. 4. مشاركة المستندات: يمكن للمستخدمين مشاركة المستندات المحاسبية ذات الصلة، مثل الفواتير والسنادت أو التقارير، عبر البريد الإلكتروني بسهولة وسرعة. 5. التواصل الفعال: يعزز البريد الإلكتروني في حساباتي التواصل الفعال والمستمر بين الأعضاء في فريق المحاسبة أو بين الشركات والعملاء.